Pendant des années, Gessica, le logiciel de gestion des moyens de mesure développé par le CETIM, a servi de référence à de nombreux services qualité et métrologie. Beaucoup d’entreprises y ont accumulé des milliers de fiches d’instruments et des années d’historique d’étalonnage.
Le logiciel connaît aujourd’hui une période de transition, et certains utilisateurs en profitent pour faire le point sur leur outil : besoin d’une version en cloud, de gérer plusieurs sites, d’une application mobile, ou simplement d’une interface plus simple pour les nouveaux utilisateurs.
Changer de logiciel GMM n’a rien d’anodin. En métrologie, l’historique compte autant que l’état actuel : c’est lui qui justifie vos périodicités et qui répond aux questions de l’auditeur. Toute la difficulté est donc de migrer sans perdre cette traçabilité.
Cet article détaille les étapes d’une migration réussie, les pièges à éviter et les critères pour choisir le logiciel qui prendra le relais.
Quand envisager de changer de logiciel GMM ?
Un logiciel de gestion des moyens de mesure s’installe pour des années. Il est pourtant utile de réévaluer régulièrement s’il répond encore à vos besoins. Les signaux les plus fréquents :
- Votre organisation a changé : nouveaux sites, télétravail, techniciens itinérants. Vous avez besoin d’un accès en cloud ou multisite.
- Votre version installée vieillit : elle dépend d’un poste ou d’un serveur ancien, et chaque mise à jour de Windows devient une source d’inquiétude.
- L’outil est difficile à prendre en main : chaque nouvel utilisateur demande une longue formation, ou la saisie se fait encore en partie dans Excel à côté.
- L’éditeur ou la feuille de route évolue : vous voulez savoir ce que deviendra votre outil dans les années à venir avant d’y investir davantage.
Dans tous les cas, le meilleur moment pour migrer est celui que vous choisissez : une migration préparée se fait en quelques semaines, sans interruption du suivi et loin de la date d’un audit.
Les 6 étapes d’une migration réussie
- Faire l’inventaire de ce que contient Gessica. Nombre d’instruments, catégories, sites, historiques d’interventions, certificats joints, champs personnalisés. C’est le moment de savoir ce que vous devez absolument conserver.
- Nettoyer avant de migrer. Instruments mis au rebut depuis longtemps, doublons, catégories inutilisées : migrer des données propres fait gagner du temps et évite d’importer de vieilles erreurs.
- Faire correspondre les données. Chaque information de Gessica doit trouver sa place dans le nouveau logiciel : identifiant, désignation, catégorie, localisation, périodicité, date du dernier étalonnage, résultats, fournisseur. Ce tableau de correspondance est la clé d’une migration fiable.
- Importer et contrôler. Après l’import, vérifiez par sondage une vingtaine de fiches : dates d’échéance, statut de conformité, historique complet, documents joints. Comparez aussi les totaux (nombre d’instruments par catégorie et par site).
- Faire fonctionner les deux outils en parallèle quelques semaines. Gardez Gessica en consultation le temps de valider que rien ne manque, sans y saisir de nouvelles données.
- Former les utilisateurs et archiver. Une courte formation suffit si le nouveau logiciel est simple. Conservez enfin une sauvegarde complète de l’ancienne base, utile en cas de question lors d’un futur audit.
Les points de vigilance
L’historique des étalonnages
C’est la donnée la plus précieuse et la plus souvent perdue. Une migration qui ne reprend que la liste des instruments et leur prochaine échéance vous fait repartir de zéro : impossible ensuite de justifier une périodicité ou de suivre une dérive. Faites vérifier dès le départ ce qui pourra être repris : selon la version de Gessica et la qualité des données, tout l’historique n’est pas toujours récupérable. Ce qui ne peut pas l’être doit rester consultable dans une sauvegarde de l’ancienne base.
Les certificats et documents joints
Les certificats d’étalonnage sont vos preuves en audit. Vérifiez qu’ils sont bien rattachés à la bonne intervention de chaque instrument, et pas simplement déposés en vrac dans un dossier.
Les identifiants des instruments
Vos instruments portent des étiquettes physiques. Conservez exactement les mêmes numéros d’identification, sinon le lien entre l’atelier et le logiciel est rompu.
Les périodicités et les alertes
Contrôlez que chaque périodicité a été reprise avec la bonne unité (mois, jours, temps d’utilisation) et que les prochaines échéances calculées correspondent à celles de Gessica. Une erreur ici peut faire passer un instrument en retard sans que personne ne s’en aperçoive.
Les utilisateurs et les droits
Profitez de la migration pour revoir qui a accès à quoi : responsable métrologie, techniciens, consultation seule pour l’atelier.
Les utilisateurs et les droits
Profitez de la migration pour revoir qui a accès à quoi : responsable métrologie, techniciens, consultation seule pour l’atelier.
Comment choisir le logiciel qui remplacera Gessica
Avant de comparer les fonctionnalités, posez ces questions à chaque éditeur :
| Question | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Avez-vous déjà migré des données depuis Gessica ? | Un éditeur qui l’a déjà fait connaît la structure des données et les pièges. |
| L’historique complet et les certificats sont-ils repris ? | Sans historique, vous perdez la justification de vos périodicités. |
| Le logiciel gère-t-il la périodicité au calendrier et au temps d’utilisation ? | Certains instruments s’usent à l’usage plus qu’avec le temps. |
| Est-il proposé en SaaS (cloud) ? | Pas de serveur à installer ni à maintenir, des mises à jour automatiques et un accès depuis tous vos sites. |
| Gère-t-il plusieurs sites ? | Indispensable si vos instruments sont répartis entre plusieurs usines ou laboratoires. |
| Quelle traçabilité des modifications (audit trail) ? | L’auditeur peut demander qui a modifié une fiche, et quand. |
| Qui assure le support, et en quelle langue ? | Un interlocuteur direct fait gagner beaucoup de temps au quotidien. |
| Combien de temps pour être opérationnel ? | Un logiciel simple se prend en main en quelques heures, pas en quelques semaines. |
Demandez aussi à voir le logiciel avec vos propres données, ou au moins avec quelques fiches représentatives de votre parc. C’est le meilleur test de ce que donnera la migration.
Notre accompagnement pour migrer depuis Gessica
Chez Micro Création, nous avons déjà accompagné plusieurs entreprises dans le passage de Gessica à GesContrôle, notre logiciel de gestion des moyens de mesure. Concrètement :
- nous analysons votre base Gessica et établissons avec vous la correspondance des données
-
nous reprenons les instruments, l’historique des interventions et les documents joints, dans la mesure où votre version de Gessica et vos données le permettent, en conservant vos identifiants
- nous testons les données migrées et vous les faisons valider avant la mise en service ;
- nous formons vos utilisateurs, à distance ou sur site en Haute-Savoie.
GesContrôle est proposé en SaaS : plus de logiciel à installer sur un poste ou un serveur, plus d’inquiétude à chaque mise à jour de Windows, et un accès sécurisé depuis tous vos sites. Une fois migré, vous retrouvez dans GesContrôle vos fiches de vie, vos périodicités (au calendrier ou au temps d’utilisation), les alertes par e-mail avant échéance et un tableau de bord de suivi. Pour en savoir plus sur le fonctionnement du logiciel, découvrez notre page logiciel de métrologie, ou relisez nos conseils pour définir la périodicité d’étalonnage de vos instruments.
Questions fréquentes
Pas toujours entièrement. Ce qui peut être repris dépend de la version de Gessica installée et de la qualité des données saisies au fil des années. Sur certaines versions, une partie de l’historique ne peut pas être extraite. Le plus sûr est de faire analyser votre base avant de vous engager : vous saurez précisément ce qui sera récupéré, et pourrez conserver une sauvegarde de l’ancienne base pour le reste.
Cela dépend surtout du volume et de la propreté des données à reprendre. Prévoyez aussi quelques semaines d’utilisation en parallèle avant d’arrêter Gessica.
Il suffit de geler les saisies pendant l’extraction des données. Ensuite, Gessica peut rester disponible en consultation le temps de valider le nouveau logiciel.
Rien ne change si les numéros d’identification sont conservés à l’identique. C’est un point à exiger lors de la migration.